Los mejores servicios de videoconferencia para empresas

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Es un hecho científico que la comunicación es más efectiva cuando puedes ver a la persona con la que estás hablando. Ver las expresiones faciales de la otra persona, por ejemplo, hace que sea fácil distinguir una petición seria de un comentario o una broma.

Con una cámara web de escritorio o un dispositivo móvil, puedes reunirte con una persona o con un grupo, sin importar cuán dispersos estén los miembros de tu equipo. Hemos recopilado los principales programas y servicios de videoconferencia, todos ellos capaces de proporcionar video de alta calidad y herramientas de colaboración con múltiples funciones. Y aunque muchas de estas plataformas de videoconferencia también ofrecen capacidades de streaming en directo y seminarios web, nuestro enfoque aquí es principalmente en las reuniones virtuales.

Igualmente, cabe destacar que varios proveedores están respondiendo a las preocupaciones sobre el coronavirus al ofrecer servicios de videoconferencia gratuitos.

Cómo grabar una reunión de Zoom

1. Zoom

Tras una exitosa salida a bolsa en 2019, Zoom se consolidó como uno de los líderes de la industria de la videoconferencia, aunque las recientes preocupaciones sobre seguridad y privacidad han empañado un poco esa reputación. Su software de conferencias permite llevar a cabo sencillas sesiones de charla individual que pueden convertirse en llamadas grupales, sesiones de capacitación y seminarios web para audiencias internas y externas, y reuniones mundiales por vídeo con hasta 1.000 participantes y hasta 49 vídeos de alta definición en pantalla simultáneamente.

Las sesiones de zoom pueden iniciarse desde un navegador web o en aplicaciones cliente dedicadas para cada plataforma de escritorio y móvil, con encriptación de extremo a extremo, seguridad de usuario basada en perfiles (incluido el cumplimiento de la ley HIPAA) y herramientas de colaboración y de compartición de pantalla fáciles de usar. Las invitaciones a reuniones se integran sin problemas con los sistemas de calendario más populares, y las reuniones pueden ser guardadas como archivos locales o basados en la nube, con transcripciones que permiten realizar búsquedas.

El plan gratuito permite reuniones 1 a 1 ilimitadas, pero limita las sesiones de grupo a 40 minutos y 100 participantes. Los planes de pago empiezan con 15 dólares al mes por anfitrión y se amplían hasta planes de negocios y empresas con todas las funciones.

2. BlueJeans Meetings

Presentándose como «la plataforma de reuniones para el lugar de trabajo moderno», BlueJeans Meetings es una solución de videoconferencia que se centra en las conexiones instantáneas, utilizando una aplicación móvil o de escritorio o directamente desde un navegador (sin necesidad de descarga). La tecnología de reuniones, impulsada por Dolby Voice, incluye la cancelación del ruido de fondo y se integra con sistemas de salas de conferencias basados en hardware, así como con aplicaciones empresariales como Microsoft Teams, Slack y Facebook Workplace. Una completa gama de pizarras y herramientas para compartir la pantalla añaden capacidades de colaboración a cualquier reunión. (Para las transmisiones en vivo y las presentaciones a gran escala basadas en la web, necesitará un producto separado llamado BlueJeans Events).

Después de una prueba inicial gratuita del software de conferencias, BlueJeans Meetings requiere uno de los tres planes, que pueden ser facturados mensual o anualmente. El plan Me, diseñado para individuos y pequeñas empresas, cuesta $16,65 al mes por anfitrión de la reunión o $149,90 al año; admite hasta 50 asistentes y no incluye características avanzadas como grabación en la nube o integración con aplicaciones de mensajería. El plan Mi equipo, a un precio de 19,99 dólares por anfitrión al mes o 199,90 dólares al año, admite hasta 75 asistentes e incluye 10 horas de grabaciones en la nube por anfitrión. El plan Mi empresa, con grabaciones en la nube ilimitadas y un surtido de herramientas enfocadas a la empresa, soporta hasta 150 asistentes y requiere un presupuesto personalizado.

¿Y qué hay del extraño nombre de la empresa? Viene del deseo de los fundadores de hacer que el software de videoconferencia sea «tan cómodo y casual como tus pantalones vaqueros«.

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams, sucesor de Skype para empresas, no es tanto un producto como una característica de Office 365, lo que dice mucho sobre su diseño y para quiénes son más adecuadas sus características. Cualquiera puede inscribirse en la versión gratuita de Microsoft Teams utilizando una dirección de correo electrónico personal; ese nivel admite hasta 300 miembros, con acceso para invitados, videollamadas y audio llamadas individuales y grupales, archivos compartidos (2 GB por usuario y 10 GB por equipo), uso compartido de pantallas y coloración de documentos mediante aplicaciones de Office en línea.

Donde Teams comienza a hacer realidad toda su potencialidad como solución de videoconferencia es en las organizaciones que utilizan una versión empresarial o para empresas de Office 365, donde Teams es una característica más (y el sucesor de Lync y Skype para empresas). En ese entorno, los administradores tienen acceso a una gama completa de herramientas de gestión, seguridad y cumplimiento. Los miembros de los equipos pueden compartir archivos (hasta 1 TB por usuario), programar reuniones directamente desde Outlook, grabar reuniones y colaborar en documentos usando los programas de escritorio de Office y SharePoint Online. Esos planes pagados también permiten realizar sesiones de capacitación en línea y seminarios web.

Para las organizaciones que no están profundamente integradas en la forma de trabajar de Microsoft Office, el conjunto de características de Teams puede ser desconcertante. Pero para cualquiera que ya conozca SharePoint y Outlook, el software de conferencias de Microsoft debería ser un buen complemento.

4. GoToMeeting

LogMeIn ha estado inmerso en un período de adquisiciones en los últimos años, con GoToMeeting y una colección de herramientas de colaboración relacionadas adquiridas a Citrix en 2016. Una importante actualización del software de videoconferencia lanzado a finales de 2019 incluye una larga lista de nuevas características y lo que LogMeIn denomina «un producto completamente reimaginado» que funciona en un navegador web (no requiere descarga) o a través de aplicaciones de escritorio y móviles. Después de una prueba gratuita de 14 días, tendrás que elegir un plan de pago; las opciones incluyen Profesional (12 dólares por organizador al mes, para un máximo de 150 participantes) y Empresarial (16 dólares por organizador al mes para un máximo de 250 participantes). Un plan Enterprise admite hasta 3.000 participantes.

La experiencia de usuario reelaborada en la solución de conferencias GoToMeeting de LogMeIn es coherente en todas las plataformas y se integra con las soluciones de calendario y las plataformas de Office 365, G Suite, Salesforce, Zoho y Slack. Para cada llamada, puedes tomar notas en tiempo real, que luego se incrustan y se guardan en la transcripción de la reunión. Además de la opción normal de guardar en vídeo, también se pueden capturar diapositivas de presentación de una reunión y compartirlas en un PDF para descargarlas más tarde.

5. Zoho Meeting

Desde su fundación hace casi un cuarto de siglo, Zoho ha crecido a 50 millones de usuarios en todo el mundo. Su producto estrella es Zoho One, un conjunto de servicios y aplicaciones móviles basadas en la web diseñadas para unificar las ventas, el marketing, la contabilidad, los recursos humanos y las operaciones. Zoho Meetings ofrece herramientas para seminarios web, formación y reuniones online, con planes que empiezan en 10 dólares por anfitrión al mes (o 8 dólares al mes si se paga por un año completo). El precio de esta solución de videoconferencia incluye soporte para hasta 100 participantes y almacenamiento para 10 reuniones grabadas.

En PC y Mac, Zoho Meetings es una solución de conferencias completamente basada en un navegador, sin necesidad de descargas. En cuanto al audio, los participantes pueden llamar por teléfono (los números gratuitos son una opción de costo adicional), y también hay disponible un chat durante la sesión. Las reuniones pueden grabarse desde cualquier punto final, incluidos los dispositivos móviles. Zoho dice que el servicio cumple con la normativa GDPR y está certificado por el Marco de Protección de la Privacidad; otras herramientas de privacidad más específicas incluyen la posibilidad de que los moderadores bloqueen las reuniones y silencien o expulsen a los participantes. Aunque el servicio de videoconferencia se integra con Google Calendar, su principal fortaleza es para las organizaciones que ya han invertido en las herramientas CRM y Projects de Zoho.

6. Cisco WebEx

Webex es realmente uno de los pesos pesados del segmento de software de videoconferencia, fundado en 1995 y adquirido por Cisco en 2007. El plan de conferencias gratuitas (hasta tres usuarios) es sorprendentemente completo, con vídeo de alta definición, uso compartido de la pantalla en dispositivos de escritorio y móviles y opciones de grabación limitadas; admite hasta 50 participantes por reunión, con tiempos de reunión limitados a 40 minutos y almacenamiento en línea limitado a 1 GB.

Si las limitaciones del nivel gratuito se interponen en tu camino, hay tres planes de pago disponibles: Starter (13,50 dólares por anfitrión y mes, 50 asistentes), Plus (17,95 dólares por mes, 100 asistentes) y Business (26,95 dólares por mes, con un mínimo de cinco licencias, que admiten hasta 200 asistentes). También hay disponibles planes para empresas. Cada plan empresarial incluye características adicionales de almacenamiento y administración en la nube (el inicio de sesión único y la compatibilidad con Exchange y Active Directory requerirán el plan Business). Un interesante complemento, Call Me, te permite iniciar una reunión recibiendo una llamada telefónica; pagarás 4 dólares por anfitrión al mes por esta función para las llamadas nacionales, y la tarifa para las llamadas internacionales subirá hasta unos costosos 35,75 dólares al mes.

7. Join.Me

Este miembro de la familia de LogMeIn debería estar en la lista de candidatos del software de videoconferencia para empresas con un presupuesto ajustado. Las reuniones de audio con pantalla compartida para un máximo de tres participantes son gratuitas, con una interfaz única que pone la cara de cada participante en una burbuja que rebota en la pantalla. Los planes de conferencias pagadas comienzan con Lite (10 dólares por anfitrión al mes, cinco participantes en la reunión, sin límites de tiempo), sin flujos de cámaras web pero con soporte para compartir la pantalla y las ventanas. La actualización a Pro (20 dólares al mes) aumenta el número de participantes en la reunión a 250 y añade 50 GB de almacenamiento en la nube, además de opciones de grabación. Consulta el plan de negocios de 30 dólares al mes para 1 TB de almacenamiento, soporte de inicio de sesión único e integración de Salesforce.

No está claro si Join.me triunfará a la sombra de su hermano mayor, GoToMeeting, pero por ahora, al menos, tiene una identidad propia.

8. Google Hangouts Meet

La línea de aplicaciones de comunicación y colaboración de Google, en constante evolución, se dividió en dos en 2017, con la versión clásica de videoconferencia de Google Hangouts destinada a ser retirada. Google Hangouts Meet es la versión para empresas, que permite realizar videoconferencias para los suscriptores de G Suite. Los participantes externos también pueden conectarse.

Naturalmente, el servicio está diseñado para funcionar en el navegador Google Chrome (aunque también hay disponible un soporte limitado para Internet Explorer 11), con aplicaciones móviles disponibles en iOS y Android. El conjunto exacto de funciones depende de la versión de G Suite; el número de participantes, por ejemplo, está limitado a 100 para G Suite Basic, 150 para Business y 250 para Enterprise. Para el streaming en directo (hasta 100.000 espectadores) y la posibilidad de grabar las reuniones y guardarlas en Google Drive, necesitarás G Suite Enterprise.

Si tu empresa está estandarizada con las herramientas de productividad y de correo electrónico de Google, esta opción de videoconferencia debería estar en tu lista de favoritos.

9. Intermedia AnyMeeting

AnyMeeting existe desde hace casi una década y la base de usuarios del software de videoconferencia había crecido a más de un millón cuando la compañía fue adquirida en 2017 por Intermedia. Hoy en día, AnyMeeting está disponible como parte de Intermedia Unite, una plataforma de comunicación y colaboración unificada que integra sus funciones de videoconferencia, chat y compartición de pantalla en un servicio basado en la nube que también incluye capacidades VOIP y un sistema PBX de nivel empresarial. Si eso es demasiado para las necesidades de videoconferencia de tu pequeña empresa, AnyMeeting está disponible por separado en los planes Lite y Pro, que cuestan 10 y 13 dólares por usuario y mes, respectivamente.

Las características del software de videoconferencia son esencialmente las mismas entre los dos planes, con la posibilidad de crear URLs de reuniones personalizadas, programar reuniones recurrentes e integrarse con herramientas de productividad de Google, Microsoft, Slack y otros. El cumplimiento de la HIPAA y la encriptación de extremo a extremo son también características estándar. La actualización a un plan Pro aumenta el número de participantes en la web de 10 a 30 (pero con un máximo de 12 en Full HD). El plan Pro también incluye la posibilidad de grabar y transcribir reuniones y el almacenamiento ilimitado de las mismas en la nube.

10. Slack

Si tu organización tiene un espacio de trabajo remunerado que utiliza las herramientas de colaboración de Slack, ya tienes acceso a un puñado de opciones limitadas de videollamadas que podrían ser lo suficientemente buenas para las reuniones básicas y las necesidades de colaboración del equipo. Sólo ten en cuenta que las videollamadas sólo están disponibles en plataformas de escritorio (Mac, Windows y Linux); las aplicaciones iOS y Android se limitan sólo a llamadas de voz.

Para la gama completa de funciones de pantalla compartida, incluyendo opciones para transmitir presentaciones y dibujar en una pantalla compartida, necesitarás la aplicación Slack. Con Google Chrome (el único navegador compatible), puedes ver la pantalla de un compañero de equipo, pero no puedes iniciar un uso compartido de pantalla. El sitio de asistencia de la empresa aconseja a los usuarios de Mac que descarguen la aplicación Slack de su sitio web para tener acceso completo a las funciones de pantalla compartida, que no están disponibles en la versión de App Store.

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